C-022 de2020 de 2020

Los Documentos Tipo que contienen firmas son: i) Anexo 1 – Anexo Técnico y ii) Anexo 5 - Minuta del Contrato, pero no se incluyen expresamente las personas que los elaboran, revisan y aprueban, por lo cual corresponde a la entidad, como estructuradora de su procedimiento contractual, definir la inclusión o no de dichas firmas y quién debe suscribir el documento en cada espacio de elaboración, revisión y aprobación, de acuerdo con la organización y estructura interna de la entidad. No obstante, su inclusión o ausencia no afecta la competencia de la entidad y, por ende, es posible que el documento las contenga o no, ya que lo relevante y que influye en la validez de los documentos de la etapa precontractual es la firma del funcionario con la competencia contractual para comprometerla, sin que la ausencia o inclusión de otras lo afecte.

El artículo 2.2.1.2.6.1.4. del Decreto 342 de 2019 señala el principio de inalterabilidad de los Documentos Tipo: «Las entidades estatales contratantes no podrán incluir o modificar dentro de los Documentos del Proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación distintos a los señalados en los Documentos Tipo». Lo anterior implica que las entidades deben sujetarse a lo señalado en la norma, es decir, no pueden alterar los Documentos Tipo allí regulados, lo cual quiere decir que tampoco es posible la creación de: i) documentos, ii) anexos, iii) formatos, iv) matrices o v) formularios adicionales a los enlistados en el artículo 2.2.1.2.6.1.2. del Decreto 342 de 2019.

Por tanto, el contenido y la posibilidad de modificarlo, le corresponde definirlo a la entidad quien podrá utilizar las herramientas desarrolladas por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, respecto de la capacidad residual, que están disponibles en la página web de la entidad, lo cual incluye la Guía para Determinar y Verificar la Capacidad Residual del Proponente en los Procesos de Contratación de Obra Pública y la Aplicación para establecer la Capacidad Residual, que es un documento Excel en el que se pueden ingresar los datos para que calcule la capacidad residual de forma automática.

En consecuencia, en el pliego de condiciones y, particularmente, en el cronograma allí establecido, los proveedores conocen el plazo para la presentación de las ofertas; y cuando ocurre el vencimiento de este plazo ̶ a esto se le denomina el cierre del procedimiento˗̶ , las entidades pueden expedir un acta de cierre indicando el nombre o razón social de los oferentes y sus representantes legales, ya que la constancia de fecha y hora de recibo de las ofertas se señala directamente en el sobre que la contiene, cuando es allegada a la entidad contratante, que es el caso de los procedimientos adelantados en SECOP I.