Medios electrónicos en la contratación estatal y validez de firmas durante la emergencia por COVID-19

La Ley 527 de 1999 establece en el artículo 10º que, «En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original». De igual manera, define el «mensaje de datos» como «La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax» y «sistema de información» como «todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos».

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.

En virtud de estas medidas, conforme al marco normativo anteriormente citado –además de la realización de audiencias virtuales–, las entidades públicas, a través del pliego de condiciones o la invitación, pueden disponer la recepción de las ofertas a través del correo electrónico que indiquen para el efecto, pues es una decisión acorde a las medidas de aislamiento preventivo durante el estado de emergencia por el COVID-19, la cual no solo evita el riesgo de contacto sino que también permite la continua y eficiente prestación de los servicios públicos.

Para que un documento con la imagen de una firma sea válido, la entidad estatal deberá determinar si cumple los requisitos de una firma digital o electrónica. Si no cumple los requisitos se entiende que el documento no se presentó con firma alguna y, por lo tanto, la entidad podrá rechazarlo si no se subsanó el documento durante el término del traslado del informe de evaluación.