Viabilidad jurídica de reconocer y pagar costos administrativos, indirectos u overhead en contratos y convenios interadministrativos

En los contratos cuyo precio se estructura a partir del sistema de precios unitarios, ha hecho parte de la práctica de los negocios que el contratante le solicite al potencial contratista que separe en su propuesta los costos directos –es decir, los que están directamente implicados en la ejecución del objeto–, de los costos indirectos –que equivalen a los rubros que no tienen que ver de manera inmediata con la ejecución de las actividades contractuales, pero que integran también el precio, bien porque constituyen erogaciones administrativas o contingentes para el contratista o bien porque se dirigen a salvaguardar su ganancia–. En tal sentido, mientras que los costos directos se evidencian en el análisis de precios unitarios –APU–, como la sumatoria de los valores de los ítems según su unidad de medida, los costos indirectos se suelen abreviar en las variables que integran el acrónimo AIU –Administración, Imprevistos y Utilidad–.

Conforme a lo expuesto, las entidades estatales pueden incluir en el valor de sus contratos los costos directos e indirectos- overhead-, asociados al precio de la ejecución del contrato, lo que indica que se trata de un elemento vinculado al cálculo de la remuneración o pago en favor de los contratistas del estado, que se incluye, como ya se expresó, con la finalidad de generar estabilidad en dicho precio, tanto favor del contratista, como de la entidad contratante. Cuando los costos indirectos -overhead- han sido expresamente contemplados dentro de la estructura económica del contrato, ya sea en los estudios previos, en la propuesta del contratista o en las cláusulas contractuales, estos resultan obligatorios y su reconocimiento y pago debe efectuarse en los términos y condiciones pactados.

En el marco de un convenio interadministrativo, las entidades públicas pueden incorporar los costos o gastos administrativos asociados a sus respectivos aportes técnicos, administrativos, financieros o económicos, siempre que estén orientados a contribuir, en el ámbito de sus competencias, al cumplimiento de los compromisos comunes y a garantizar la viabilidad operativa del convenio. En contraste, en los contratos interadministrativos, debido a su naturaleza onerosa y conmutativa, estos rubros hacen parte de la contraprestación pactada a favor de la entidad ejecutora, es decir, forman parte del precio o retribución económica a una de las partes por los bienes o servicios que presta.