Publicidad de ofertas en SECOP II y acceso de interesados

No obstante, las entidades estatales pueden observar como buena práctica lo señalado por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente en la Circular Externa Única, que en su numeral 5 trata de la apertura y publicidad de las ofertas, sin distinguir entre las modalidades de selección, pero diferenciando si el procedimiento de contratación es adelantado en SECOP I o en SECOP II. Para los procedimientos publicados en SECOP I, «[...]las Entidades Estatales expedirán a costa de aquellas personas que demuestren interés legítimo, copia de las actuaciones y propuestas recibidas, respetando la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios». En SECOP II «[...]la Entidad Estatal dará a conocer las ofertas presentadas en el Proceso de Contratación haciendo clic en la opción “publicar ofertas” para que sean visibles a todos los proponentes».

El artículo 23 de la Ley 80 de 1993 regula los principios que rigen las actuaciones dentro de los procedimientos contractuales que adelantan las entidades, y se destaca el principio de transparencia, desarrollado por el artículo 24, que contiene las reglas que permiten a los «interesados» conocer las actuaciones contractuales, que son públicas, para poder controvertirlas a través de observaciones, por lo que se conforma un expediente, de acuerdo con lo prescrito en la norma. Este principio contiene una regla respecto de las ofertas: «4. Las autoridades expedirán a costa de aquellas personas que demuestren interés legítimo, copias de las actuaciones y propuestas recibidas, respetando la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios».

La Guía señala que en la sección «Lista de ofertas» se pueden publicar las ofertas recibidas, lo cual solo se habilita después del cierre del proceso y una vez publicada el acta de cierre, sin límite de tiempo, es decir, ocurrido lo mencionado la entidad contratante puede publicar las ofertas en cualquier momento. En la sección señalada se encuentra el botón «abrir panel» y al dar clic la plataforma muestra el botón «publicar ofertas», nuevamente se da clic y una ventana emergente muestra la información de los proveedores que ofertaron, además de la opción «publicar lista de ofertas» que cuando es seleccionada por la entidad contratante, a partir de ese momento las ofertas son públicas y los «interesados» en las ofertas recibidas pueden descargarlas, en cumplimiento de las normas aplicables, particularmente, el principio de transparencia regulado en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993, salvo los documentos que se marcaron como confidenciales de forma previa.

La entidad debe dar apertura y publicar las ofertas después de ocurrido el cierre del procedimiento, es decir, cuando se vence el plazo para la presentación de ofertas señalado en el pliego de condiciones, puesto que el principio de transparencia dispone que las actuaciones de las entidades son públicas así como los documentos que resulten de su actividad contractual, como las ofertas.