Apostilla y legalización de documentos para contratación estatal

La Ley 455 de 1998, «por medio de la cual se aprueba la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros”, suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961», establece que la apostilla es un trámite mediante el cual los agentes diplomáticos y consulares certifican la autenticidad de un documento o de una firma para que ostente validez en un país parte del Convenio sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961.

Por consiguiente, se entiende que todo documento expedido por un funcionario público, en ejercicio de sus funciones o por un particular en el ejercicio de funciones públicas, es un documento público, por lo tanto los documentos públicos expedidos por un país signatario de la Convención de la Haya requieren de apostilla para que sean considerados válidos en Colombia. En cambio, los documentos públicos expedidos por países no signatarios de la Convención, para ser válidos en Colombia, requieren del trámite de legalización.

Teniendo en cuenta que el artículo 10 de la Constitución Política señala que el idioma oficial en Colombia es el castellano, se debe entender que todos los documentos que se pretenden valorar y apreciar en el país deben estar traducidos al castellano. En este orden de ideas, los documentos expedidos en idioma diferente al castellano, para que puedan ser apreciados y valorados por la entidad contratante, deben ser presentados en su lengua original junto con la traducción al castellano.

Si el documento ya fue apostillado por una autoridad extranjera habrá lugar a la traducción simple del mismo, claro está, si se encuentra en un idioma diferente al castellano, pero no será necesario que se lleve a cabo la traducción oficial y, por ende, tampoco lo será que se autentique la firma del traductor ante notario público.