Inalterabilidad de los documentos tipo y plazo de vigencia del certificado de existencia y representación legal en procesos de contratación

Todas las resoluciones expedidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, mediante las cuales se han adoptado los documentos tipo, consagran la regla de la inalterabilidad. Esta prohibición consiste en que las entidades estatales no pueden incluir o modificar en los documentos del proceso las condiciones habilitantes, los factores técnicos y económicos de escogencia y los sistemas de ponderación distintos a los señalados en los documentos tipo. En consecuencia, las condiciones establecidas en dichos documentos son de obligatorio cumplimiento para las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública que adelanten procesos que deban regirse por su contenido, y no pueden variarse los requisitos fijados en ellos.

Las Entidades Estatales que en sus procesos de contratación utilicen los documentos tipo de selección abreviada de menor cuantía de infraestructura de transporte, deberán verificar que la fecha de expedición del certificado de existencia y representación aportado no sea mayor a (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del proceso de contratación, teniendo en cuenta que de modificarse dicha fecha, se tendrá como referencia para contabilizar los 30 días, la fecha originalmente establecida en el pliego de condiciones definitivo. De igual manera, no sobra mencionar que dicha regla no puede ser objeto de modificación por parte de las entidades estatales, en virtud del principio de inalterabilidad desarrollado en el acápite anterior.

En efecto, ni el Código de Comercio ni ninguna otra norma del ordenamiento jurídico colombiano establece un término de vigencia del certificado y representación legal que expiden las cámaras de comercio. No obstante, se debe señalar que en los procesos de contratación estatal, es inescindible obtener certificados de existencia y representación recientemente expedidos por la cámara de comercio respectiva.

Conforme con lo establecido en el literal a), numeral I, del numeral 3.3.2 de los Documentos Tipo de selección abreviada de menor cuantía de infraestructura de transporte, las entidades estatales deberán verificar que la fecha de expedición del certificado de existencia y representación aportado por la persona jurídica proponente o integrante del proponente plural no sea mayor a 30 días calendario anteriores a la fecha de cierre del proceso de contratación.