Concepto sobre requisitos habilitantes, criterios ponderables y validez de firmas en contratación estatal

Las entidades estatales, de acuerdo con las particularidades del negocio objeto del proceso de contratación, tienen libertad relativa para establecer los criterios de calificación que les permitan hacer una comparación objetiva de las ofertas a partir de su ponderación, establecer el orden de elegibilidad y, por ende, la propuesta seleccionada. En este sentido, las entidades como directoras y responsables de sus procesos de contratación pueden exigir en los pliegos de condiciones lo relativo a los documentos puntuables, pero se debe tener en cuenta que lo que buscan los criterios ponderables es obtener la oferta más ventajosa, habiendo evaluado lo técnico y económico.

El artículo 25 de la Ley 80 de 1993 prescribe una serie de reglas que desarrollan el principio de economía, cuya finalidad es garantizar la eficiencia de la administración en la gestión contractual. Este principio, según la norma que lo regula, se materializa de varias maneras, entre ellas, garantizando que se asegure la selección objetiva del contratista del Estado, a través de los trámites estrictamente necesarios y que se eviten dilaciones; especialmente en la etapa contractual dispone que se deben adoptar procedimientos que solucionen con celeridad las controversias que se generen en los procesos de contratación y que no se exijan requisitos o documentos que la ley no prevea como obligatorios.

Si bien no todos los documentos de la propuesta se entregan firmados, la Administración analizará la validez de aquellos que la requieran. En esta medida, si el documento tiene firma manuscrita y se escanea para enviarlo a la entidad estatal, este es completamente válido porque es una copia simple del original debidamente suscrito. Por su parte, si el documento está firmado por medio de una imagen, será válido únicamente si cumple los requisitos de las firmas electrónicas y digitales, conforme a lo dispuesto en la Ley 527 de 1999.

En materia probatoria, tanto la firma electrónica como la firma digital pueden producir los mismos efectos jurídicos como mecanismos de autenticación, pero su diferencia tiene que ver con la carga probatoria, pues mientras en la firma digital, por existir una entidad de certificación que avala la identidad del titular de la firma, de manera automática introduce la autenticidad, integridad y no repudio; en el caso de la firma electrónica es necesario probar dichos elementos, a más de la trazabilidad, disponibilidad y el demostrar que se trata el mecanismo confiable y apropiable.