PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Deber de publicación – SECOP – Finalidad

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, en concordancia con los principios de transparencia y publicidad consagrados en la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, la obligación de publicar documentos en el SECOP dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición recae sobre aquellos actos y documentos que son producidos por la Entidad Estatal en ejercicio de su actividad contractual, tales como los estudios previos, el aviso de convocatoria, los pliegos de condiciones, las adendas, el acto de adjudicación, el contrato y sus modificaciones, las suspensiones, las actas de liquidación y los actos administrativos que afecten la ejecución del contrato; sin que dicha obligación se extienda, en principio, a los documentos elaborados por el contratista o por terceros —como certificaciones de cumplimiento de obligaciones específicas, incluyendo aquellas relacionadas con la vinculación de mujeres u otras condiciones contractuales—, los cuales, si bien pueden formar parte del expediente contractual y deben ser conservados por la entidad, no están sujetos al término de publicación de tres días previsto en la norma, salvo que la Entidad Estatal los incorpore formalmente mediante un acto propio o que las condiciones del pliego o del contrato así lo establezcan expresamente.

Las Entidades Estatales, conforme al artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, tienen la obligación de publicar en el SECOP “[…] los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación […]”. La expresión Documentos del Proceso está definida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, donde se establece que son “(a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”.

No obstante, para identificar los documentos que deben publicarse, es necesario realizar una interpretación sistemática de las disposiciones del Decreto 1082 del 2015, comoquiera que el anterior no es un listado taxativo, sino enunciativo. En efecto, además de los documentos enlistados, el artículo 2.2.1.1.1.3.1 Ibidem recoge en la noción de Documentos del Proceso “cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación”.

De otra parte, la Ley 1712 de 2014 identifica como principios que orientan el acceso a la información pública el de máxima publicidad y el de transparencia en la información. El primero establece que toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal. Por su parte, el segundo alude al deber de los sujetos de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles, y a través de los medios y procedimientos que establezca la ley.