Aprobación de garantías contractuales y cierre de expedientes en contratación pública

Para proceder con la ejecución del contrato, el contratista debe cumplir con la obligación de constituir las garantías, para lo cual deberá presentar el respectivo instrumento para la verificación por parte de la entidad estatal, quien procederá a su aprobación siempre que se cumplan con las condiciones pactadas en el contrato. Cabe aclarar que las garantías que debe presentar el contratista para aprobación de la entidad en el marco del artículo 41 de la ley 80 de 1993, corresponden a las garantías contractuales que cubren los riesgos asociados al contrato celebrado y a las obligaciones posteriores a su ejecución, esto es, la garantía única de cumplimiento –con sus respectivos amparos– y la garantía de responsabilidad civil extracontractual.

En este contexto, la obligación de constituir las garantías contractuales y su aprobación tiene como propósito cumplir con el requisito de ejecución del contrato, pues estas se erigen como un “instrumento para salvaguardar intereses de carácter general, garantizar el adecuado cumplimiento del objeto contractual y proteger el patrimonio público de los detrimentos que se puedan causar con ocasión de eventuales incumplimientos en que incurra el contratista”. En este sentido, previo a la aprobación de las garantías pactadas en el contrato, la entidad debe realizar la respectiva verificación de los amparos y suficiencia de las garantías exigidas, con la finalidad de asegurar que estas protejan el patrimonio del Estado de los perjuicios que eventualmente se derivarían de la materialización de los riesgos amparados.

Sin embargo, en caso de que la entidad no realice la aprobación de las garantías en el SECOP II, debe aclararse que este no habilitará el módulo “ejecución del contrato” lo cual impedirá la recepción de informes y la gestión de cuentas de cobro. Por tanto, los pagos autorizados sin la aprobación de las garantías o sin los requisitos de cobertura y suficiencia comprometen la responsabilidad de los servidores públicos implicados en la gestión contractual de la entidad estatal.

Para que proceda el cierre del expediente contractual en la plataforma SECOP II de los procesos es necesario que se hayan cumplido con las obligaciones post-contractuales y de los contratos cuyo plazo de ejecución haya finalizado y no requiera de liquidación o no se encuentren obligaciones postcontractuales pendientes, por lo que el cierre del proceso dependerá la causal de terminación y de las disposiciones específicas del contrato. De esta forma, para cerrar el contrato en SECOP II, la Agencia ha señalado en el Anexo 1 de la Circular 05 del 30 de noviembre de 2024 este procedimiento, en el que debe crearse la modificación “Cerrar el contrato”.