Concepto · Colombia Compra Eficiente — Agencia Nacional de Contratación Pública
Cierre del expediente contractual en contratos estatales
P20201210000525 · 25 de enero de 2021Contratación estatalcierre del expediente contractualliquidación de contratosacto de trámitegarantías contractualescontratación estatalejecución del contratoColombia Compra EficienteConcepto
| Epígrafe | Cierre del expediente contractual en contratos estatales |
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| Resumen | Este documento, expedido por la Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente, conceptúa sobre el alcance del cierre del expediente contractual en contratos estatales, precisando cuándo surge la obligación de realizar este acto de trámite. Fija la posición de que el cierre del expediente es obligatorio únicamente cuando se vencen las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o cuando la entidad establezca condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes contratados, según lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015. Señala que no es exigible el cierre si el contrato no incluye estas garantías específicas, incluso si existen otras vigentes, como las de pago de salarios o prestaciones sociales. Además, aclara que la liquidación del contrato no condiciona el deber de cerrar el expediente, aunque sí determina el contenido de la constancia. También reconoce que, aunque no sea obligatorio, la entidad puede realizar el cierre como buena práctica contractual, dejando anotaciones sobre el estado de las garantías restantes. |
| Problema jurídico | Determinar los requisitos y condiciones para proceder al cierre del expediente contractual en contratos estatales, específicamente si es obligatorio esperar el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento previstas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015 o si aplica a otras garantías contractuales. |
| Fragmentos citables | De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, el cierre del expediente es un acto de trámite que realiza la entidad estatal cuando han vencido, por un lado, las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o por el otro, cuando se establecieron condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes. Se trata de una constancia administrativa que culmina las actuaciones contractuales. De acuerdo con esto, puede decirse, entonces, que si el contrato no incluye ninguna de las garantías referidas en el artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015, la entidad no tiene la obligación de dejar constancia del cierre del expediente contractual. Si el contrato incluye varias garantías, el deber sólo surgirá ante el vencimiento de las que se refiere el artículo 2.2.1.1.2.4.3., con independencia del término de vigencia de las demás. En el concepto unificado CU-028 de 2020, esta Agencia también se manifestó respecto de la obligación de realizar el cierre del expediente contractual, en relación con el estado del contrato en cuanto a su liquidación. Sobre el particular se determinó, de acuerdo a los conceptos de 28 de junio de 2016 y de 8 de marzo de 2017 expedidos por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, que la obligación del cierre del expediente contractual no está condicionada al hecho de que el contrato se hubiere liquidado o no, ya que si bien ello es una información que debe constar en dicho contrato, ocurrido el vencimiento de las garantías aludidas por el artículo 2.2.1.1.2.4.3. ejusdem, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, surge el deber de cerrar el expediente, independientemente de si para ese entonces el contrato se encuentra o no liquidado. |
| Materias | Cierre Del Expediente Contractual · Liquidación De Contratos · Acto de trámite · Garantías contractuales · Contratación estatal · Ejecución Del Contrato |
| Documento oficial | https://relatoria.colombiacompra.gov.co/wp-content/uploads/2024/05/1617723283815-C-796.docx |
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