Concepto · Colombia Compra Eficiente — Agencia Nacional de Contratación Pública
Consulta sobre requisitos formales de fecha en documentos contractuales y prevalencia de la fecha registrada en SECOP II
1_2025_07_30_007896 · 10 de septiembre de 2025Contratación estatalcontratación estatalfecha de documentosmensajes de datosprevalencia de fecha en secop iisecopcarácter transaccional secop iiplataforma de publicidad contractualsistemas de información para envío de mensajes de datoscalidad de la informacióndiferencia secop iley 1437 de 2011ley 1712 de 2014ley 527 de 1999prevalencia de fecha automática en secop iiColombia Compra EficienteConcepto
| Epígrafe | Consulta sobre requisitos formales de fecha en documentos contractuales y prevalencia de la fecha registrada en SECOP II |
|---|---|
| Resumen | El documento conceptúa sobre el alcance y efectos jurídicos de los sistemas electrónicos de contratación pública en Colombia, específicamente en relación con el SECOP I y SECOP II, y la prevalencia de fechas en documentos contractuales. Fija la posición de que los documentos contractuales deben contener fecha de elaboración como atributo esencial para garantizar autenticidad y trazabilidad, conforme a la normativa archivística. Precisa que, en procesos gestionados a través del SECOP II —plataforma transaccional—, la fecha y hora registrada automáticamente por la plataforma prevalece como sello de tiempo electrónico con plenos efectos jurídicos y probatorios, sin perjuicio de las obligaciones de gestión documental en soporte físico. Además, señala que la normativa de acceso a la información pública (Ley 1712 de 2014) y las disposiciones sobre mensajes de datos (Ley 527 de 1999) respaldan la validez de las actuaciones electrónicas en la contratación estatal, siempre que se cumplan los principios de transparencia y calidad de la información. |
| Problema jurídico | Determinar si los documentos contractuales deben contener fecha de expedición como requisito formal de validez y cuál fecha prevalece en caso de discrepancia entre documentos físicos y electrónicos en SECOP II |
| Fragmentos citables | De allí se desprende que la fecha y hora que asigna automáticamente la plataforma en el momento en que el usuario —ya sea funcionario de la entidad estatal o representante del contratista— ejecuta la respectiva acción, constituye la marca temporal oficial del documento. Este sello electrónico garantiza la autenticidad, integridad y trazabilidad de la actuación, y además tiene plenos efectos jurídicos y probatorios, conforme a lo establecido en la Ley 527 de 1999 en materia de mensajes de datos y comercio electrónico. En el SECOP I, los documentos se elaboran en medio físico o electrónico fuera de la plataforma y, posteriormente, deben ser publicados dentro del término de tres (3) días previsto en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. En este escenario, la fecha consignada en el documento resulta esencial, en la medida en que permite determinar con claridad el momento de su expedición y el cumplimiento de la obligación de publicidad. Así, la normativa archivística exige que los documentos públicos cuenten con atributos como la fecha de elaboración. En el ámbito de SECOP II dicha exigencia se cumple a través del registro electrónico generado por la propia plataforma. Este sello de tiempo electrónico prevalece frente a la fecha que pueda contener el documento, sin que ello exonere a las entidades de cumplir con las disposiciones del Archivo General de la Nación en materia de gestión documental y conservación de expedientes en los soportes correspondientes. |
| Materias | Contratación Estatal · Fecha de documentos · Mensajes de datos · Prevalencia de fecha en SECOP II · Secop · Carácter Transaccional Secop Ii · Plataforma De Publicidad Contractual · Sistemas De Información Para Envío De Mensajes De Datos · Calidad de la Información · Diferencia SECOP I · Ley 1437 de 2011 · Ley 1712 de 2014 · Ley 527 de 1999 · Prevalencia de fecha automática en SECOP II |
| Documento oficial | https://relatoria.colombiacompra.gov.co/wp-content/uploads/2025/09/C-1055.docx |
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Ficha elaborada y mantenida por Name Abogados. Documento oficial de Colombia Compra Eficiente — Agencia Nacional de Contratación Pública. Capturado el 16 de julio de 2026, verificado el 30 de julio de 2026. Hash del original: e176fae8fdc9….
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