Requisitos habilitantes, capacidad jurídica de personas naturales y jurídicas, certificaciones de existencia y representación legal y RUP: plazo de vigencia

Conforme a la interpretación general de las normas del sistema de compras públicas, tanto el artículo 33 del Código de Comercio como el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015 establecen el deber de renovar anualmente la matrícula mercantil y el registro único de proponentes. Sin embargo, el ordenamiento no regula un plazo de vigencia del certificado de existencia y representación legal ni de la certificación del RUP, aspectos totalmente distintos a la obligación de renovar los registros. Por tanto, salvo que el proceso de selección se rija por el artículo 1 de la Ley 2022 de 2020 o el artículo 56 de la Ley 2195 de 2022, las entidades tienen discrecionalidad para acoger un plazo de vigencia de 30 días o establecer uno distinto en los pliegos de condiciones.

Tratándose del certificado de existencia y representación legal, no incluir un término para su expedición en el pliego de condiciones podría generar consecuencias negativas que afectan el proceso de contratación. Por ejemplo, si no se estableciera un término máximo de expedición del certificado, podría ocurrir que las personas jurídicas hubieren modificado su objeto social a actividades que no permiten ejecutar el contrato estatal, sin que la Entidad Estatal tenga conocimiento de esta situación, al no contar con un certificado reciente.

Finalmente, la Agencia estima que la exigencia de certificaciones de reciente expedición no es violatoria de la libre competencia económica ni constituye una barrera burocrática, pues es una condición que se impone por igual a todos los interesados en los procesos de selección. En este contexto, no existe alguna norma que, con carácter prevalente o imperativo, establezcan alternativas o medidas que favorezcan a las Mipymes en la forma como se aportan los certificados de existencia y representación legal o los certificados del registro único de proponentes.

Los requisitos habilitantes se definen como exigencias de participación en los procedimientos de selección, establecidos en disposiciones normativas, de carácter legal o reglamentario, o las contenidas en el acto administrativo que regula las reglas de la convocatoria, es decir, en el pliego de condiciones o el documento equivalente a este. Se diferencian de los criterios de evaluación –también conocidos como criterios de calificación– en que estos son los factores definidos por la Entidad Estatal para la asignación de puntaje en el momento de la comparación de las ofertas, y que, a partir de su ponderación, permiten establecer el orden de elegibilidad y, por ende, la propuesta ganadora.