Concepto · Colombia Compra Eficiente — Agencia Nacional de Contratación Pública
Concepto sobre definición de expediente contractual y documentos que lo integran en procesos de contratación estatal
P20230512005078 · 27 de junio de 2023Contratación estataldocumentos del procesoexpediente contractualprincipio de publicidadsecop iiprincipio de transparenciacontratación estatalColombia Compra EficienteConcepto
| Epígrafe | Concepto sobre definición de expediente contractual y documentos que lo integran en procesos de contratación estatal |
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| Resumen | Este documento, emitido por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, conceptúa sobre el alcance y conformación del expediente contractual en el marco de los procesos de contratación estatal, precisando su definición, los documentos que lo integran y su tratamiento en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP II). La autoridad fija la posición de que el expediente contractual es una recopilación física y electrónica de todos los documentos generados durante las etapas precontractual, contractual, de ejecución y liquidación de un proceso de contratación, incluyendo informes de avance y cumplimiento, y que su conformación debe respetar los principios archivísticos de procedencia y orden original. Además, señala que los documentos del proceso, definidos en el Decreto 1082 de 2015, no constituyen un listado taxativo, sino enunciativo, y que su publicidad en el SECOP es obligatoria para garantizar el principio de transparencia. También precisa que los documentos electrónicos en el SECOP II tienen plenos efectos probatorios, independientemente de la firma manuscrita, alineándose con la normativa archivística y de contratación pública. |
| Problema jurídico | Precisión sobre el significado de la expresión 'expediente contractual' y listado de documentos básicos que integran las fases precontractual, contractual y postcontractual para contratante, oferentes y contratistas |
| Fragmentos citables | La Ley 594 de 2000 estableció como obligación del Estado crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística (artículo 11). Por lo tanto, al Archivo General de la Nación en razón de sus competencias ha expedido normatividad tendiente a coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental de la Nación (artículo 4º, literal e). los documentos que componen el expediente contractual se consolidan en (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación. los documentos contenidos en el expediente digital de la actuación adelantada en la plataforma SECOP II, tienen plenos efectos probatorios, sin distingo que contengan la firma manuscrita de las partes del contrato estatal. |
| Materias | Documentos Del Proceso · Expediente Contractual · Principio De Publicidad · Secop Ii · Principio de transparencia · Contratación estatal |
| Documento oficial | https://relatoria.colombiacompra.gov.co/wp-content/uploads/2024/05/1693514392376-C-217-1.docx |
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