Alcance de la conformación y gestión de los expedientes electrónicos del proceso de contratación en el SECOP según la Circular Externa No. 007 de 2025

la Circular ratifica que SECOP I y SECOP II constituyen las plataformas oficiales mediante las cuales se desarrollan electrónicamente las actuaciones propias del Sistema de Compra Pública y se garantiza el cumplimiento de los principios de publicidad, transparencia, trazabilidad y acceso a la información pública. Sin embargo, se precisa que dichas plataformas no fueron concebidas ni operan como Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo ni como sistemas de preservación digital a largo plazo. En consecuencia, la responsabilidad de conformar, organizar, administrar, custodiar, preservar y garantizar el valor archivístico y probatorio de los expedientes electrónicos corresponde a cada Entidad Estatal en su condición de productora documental, de conformidad con la normativa archivística vigente.

la Circular Externa No. 007 de 2025 no modifica el régimen jurídico aplicable a la validez de los documentos electrónicos ni ordena el retorno a la conformación de expedientes físicos o híbridos. Su alcance consiste en precisar la distribución de competencias entre la plataforma transaccional administrada por Colombia Compra Eficiente y las responsabilidades archivísticas que corresponden exclusivamente a las Entidades Estatales. Asimismo, se aclara que la expedición de la Circular Externa No. 007 de 2025 no tiene efectos retroactivos ni modifica la validez jurídica de las actuaciones contractuales adelantadas con anterioridad a su expedición.

las Entidades Estatales deberán definir mecanismos que garanticen los requisitos de originalidad y confiabilidad, por lo tanto, los documentos se deben incluir en los expedientes de acuerdo con su clasificación según la respectiva Tabla de Retención Documental – TRD, actualizando la Hoja de Control y diligenciando el Inventario Documental – FUID garantizando el vínculo archivístico, ya que las entidades son responsables de la administración de los documentos y expedientes electrónicos de sus Procesos de Contratación adelantados en el SECOP II.

cualquier actualización posterior de los lineamientos institucionales no implica, por sí misma, que las actuaciones desarrolladas con fundamento en las orientaciones previamente vigentes carezcan de validez o deban entenderse contrarias al ordenamiento jurídico.