Principio de Publicidad – Garantía – SECOP

En este sentido, en el SECOP II el procedimiento contractual se desarrolla en línea y dentro de la plataforma, conformándose un expediente electrónico, lo cual denota una diferencia con el SECOP I, donde el procedimiento es físico, esto es, con documentos escritos que se publican para cumplir las obligaciones de las entidades antes señaladas. Al existir esa diferencia entre las dos versiones del SECOP, no es posible realizar en SECOP II actuaciones por escrito que son propias del SECOP I, sino que los documentos y actuaciones son electrónicas.

aunque el SECOP II es una plataforma transaccional que permite gestionar en línea los procedimientos de contratación y conformar expedientes electrónicos, no puede considerarse un gestor documental en sentido estricto, ni exime a las Entidades Estatales de sus responsabilidades legales en materia de archivo y conservación documental. En ese sentido, la responsabilidad sobre la administración, custodia, completitud y calidad de la información recae exclusivamente en cada Entidad Estatal, las cuales deben implementar medidas complementarias para garantizar la integridad y conservación de sus expedientes contractuales.

las Entidades Estatales deberán asegurar la completitud de los documentos en el expediente del proceso de contratación. En consecuencia, cada Entidad es responsable de la administración de los documentos, custodia y calidad de la información de los procesos de contratación realizados en el SECOP II. En los casos en que el documento original haya sido producido en formato físico, la Entidad Estatal debe conservar su original por el tiempo que indiquen las Tablas de Retención Documental - TRD, e incorporar una copia digitalizada dentro del proceso de contratación en el SECOP II en cumplimiento de la obligación de publicidad.