Concepto · Colombia Compra Eficiente — Agencia Nacional de Contratación Pública
Necesidad de expediente físico paralelo en procesos publicados en SECOP II
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| Epígrafe | Necesidad de expediente físico paralelo en procesos publicados en SECOP II |
|---|---|
| Resumen | El documento, emitido por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, conceptúa sobre la obligatoriedad del manejo de expediente físico en procesos contractuales adelantados a través del SECOP II. Fija la posición de que, conforme a la normativa vigente y a la Circular Externa Única de la ANCP, el SECOP II es una plataforma transaccional que integra toda la gestión contractual, incluyendo la generación de contratos, firmas electrónicas, presentación de garantías y facturas, modificaciones, seguimiento de ejecución y liquidación, sin necesidad de un expediente físico paralelo. No obstante, precisa que, cuando un documento original sea físico, la entidad debe conservar su original según las Tablas de Retención Documental y digitalizarlo para su publicación en el SECOP II. Además, amplía el deber de publicidad de la actividad contractual, abarcando no solo los documentos expedidos por la entidad estatal, sino también aquellos generados por oferentes, contratistas, supervisores o interventores en todas las etapas del proceso, incluso en regímenes exceptuados del Estatuto General de Contratación. La respuesta se fundamenta en los principios de publicidad, transparencia y eficiencia administrativa, así como en la normativa sobre comercio electrónico y procedimiento administrativo, destacando la validez de los documentos electrónicos y la eliminación de trámites innecesarios. |
| Problema jurídico | Determinar si es obligatoria la existencia de un expediente físico paralelo en los procesos contractuales adelantados a través de SECOP II |
| Fragmentos citables | Conforme a la interpretación general de las normas del sistema de compras públicas, en los términos de la Circular Externa Única de la ANCP – CCE, el SECOP I solo funciona como medio de publicidad, es decir, no tiene carácter transaccional. Esto significa que el procedimiento contractual se adelanta fuera de la plataforma a través de un expediente físico. No obstante, las actuaciones y los documentos se convierten en electrónicos para cargarse posteriormente a la plataforma por quien tenga la función dentro de la entidad. Para estos efectos, la Circular Externa Única dispone que “[…] Toda la etapa de gestión contractual está contenida en la plataforma, lo que significa que la Entidad y el Proveedor deben incluir en el SECOP II la información correspondiente que no se genere en línea (garantías, facturas, informes de supervisión, modificaciones, etc.)”. Esto significa que, a diferencia de SECOP I, en SECOP II no es necesario un expediente físico paralelo con la gestión contractual de los procesos adelantados. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Adicionalmente, el deber de publicar la actividad contractual de las entidades estatales no solo está regulado en el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, sino también en la Ley 1712 de 2014 y en el Decreto 1081 de 2015. Estas normas no solo refuerzan y complementan al régimen de contratación estatal en cuanto a la publicidad, sino que lo amplía, para incluir la publicación de los “procedimientos” y la información relativa a la “gestión contractual”, sin el condicionamiento de tratarse exclusivamente de los Documentos del Proceso expedidos por la “entidad estatal”. |
| Materias | Secop Ii · Expediente físico · Gestión electrónica · Normativa antitrámites · Publicidad contractual · Contratación estatal · Información Contractual · Sistema Electrónico Para La Contratación Pública · Alcance · Componentes · Innecesario · Publicidad |
| Documento oficial | https://relatoria.colombiacompra.gov.co/wp-content/uploads/2025/07/C-939.docx |
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Acceso al documento
Trazabilidad y verificación
Ficha elaborada y mantenida por Name Abogados. Documento oficial de Colombia Compra Eficiente — Agencia Nacional de Contratación Pública. Capturado el 16 de julio de 2026, verificado el 30 de julio de 2026. Hash del original: b9c49aa81715….
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