Régimen jurídico aplicable al reconocimiento de gastos de transporte, alojamiento y manutención en contratos de prestación de servicios profesionales con entidades estatales

si en el marco de la ejecución del objeto contractual el contratista requiere el reconocimiento de gastos asociados a transporte, alojamiento o manutención, dicha situación debe estar contemplada expresamente en el clausulado del contrato. Esto permite a la entidad garantizar la disponibilidad presupuestal necesaria para asumir tales erogaciones. En consecuencia, a juicio de esta Agencia, las Entidades Estatales deberán establecer en la minuta de manera clara y previa entre las partes la necesidad de los viáticos a los que haya lugar.

las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública – en adelante EGCAP–, aunque gozan de autonomía y, hasta cierto punto, de discrecionalidad para configurar el precio y para establecer el sistema de pago más apropiado de dichos gastos de desplazamiento para satisfacer los fines de la contratación, deben respetar los límites previstos en el ordenamiento jurídico, al suscribir un contrato de prestación de servicios, deberán observar lo establecido en el inciso tercero del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, el cual dispone que: “En los contratos que celebren las entidades estatales podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta Ley y a los de la buena administración”.

si para la ejecución el contratista requiere que la entidad le reconozca gastos de transporte o gastos de viaje destinados a la manutención y el alojamiento es necesario que dicha situación se haya previsto en el contrato en forma clara y que la entidad disponga de los recursos necesarios. En caso de no haberse previsto en el contrato, las partes podrán acordar el procedimiento al respecto.

Esta Agencia no puede definir un criterio universal y absoluto por vía consultiva, sino que brinda elementos de carácter general para que los partícipes del Sistema de Compras y Contratación Pública adopten la decisión que corresponda, lo cual es acorde con el principio de juridicidad. Así cada entidad definirá la forma de adelantar su gestión contractual, sin que sea atribución de la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, validar sus actuaciones.