Apostilla y legalización de documentos públicos extranjeros: alcance y requisitos según Convención de la Haya de 1961 y Convención de Viena de 1963

De conformidad con el artículo 1º de la Ley 455 de 1998, los documentos públicos que requieren del trámite de apostilla, conforme a la Convención sobre Abolición del Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, de la Conferencia de la Haya de 1961, son: i) los documentos que emanan de una autoridad o un funcionario relacionado con las cortes o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados; ii) documentos administrativos; iii) actos notariales; y iv) certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas.

Por su parte, la norma exime del trámite de apostilla los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras. Por consiguiente, se entiende que todo documento expedido por un funcionario público, en ejercicio de sus funciones; o por un particular en el ejercicio de funciones públicas, es un documento público, por lo tanto los documentos públicos expedidos por un país signatario de la Convención de la Haya requieren de apostilla para que sean considerados válidos en Colombia.

Según lo establecido en el numeral 10.2 de la Circular Externa Única de la Agencia Nacional de Contratación Pública — Colombia Compra Eficiente, los documentos que aporten los proponentes, sean públicos o privados, se presumen auténticos y por lo tanto no se deben solicitar autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales, excepto cuando la ley lo exija expresamente, por lo que solo los documentos que tienen condicionada su existencia a determinada formalidad de acuerdo con la ley, deben ser exigidos y aportados de acuerdo con tales solemnidades como es el caso de los documentos públicos otorgados en el exterior.

De acuerdo al Ministerio de Relaciones Exteriores, un documento privado que sea autenticado por un notario público o quien haga sus veces, adquiere el carácter de documento público y, por lo tanto, a pesar de que su naturaleza principal es un documento privado, deben ser apostillados dada su «conversión a documento público».