Validez de firmas electrónicas y digitales en la contratación estatal

si un documento se firma en manuscrito y se escanea para enviar a la entidad estatal, es válido, porque el documento está firmado con el puño y letra de una persona. El hecho de que se escanee para enviarlo a la entidad estatal no es un motivo suficiente para rechazar la presentación de dicho documento, pues, según lo dispuesto en el artículo 246 del Código General del Proceso, las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia.

si el documento contiene una imagen con la firma, corresponde a la entidad estatal verificar si se trata de una firma digital, evento en el cual deberá reconocerle plena validez. Para el efecto, la entidad deberá determinar con las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia si esa firma digital se encuentra o no registrada.

para que un documento con la imagen de una firma sea válido, la entidad estatal deberá determinar si cumple los requisitos de una firma digital o electrónica. Si no cumple los requisitos, se entiende que el documento no se presentó con firma alguna y, por lo tanto, la entidad deberá rechazarlo, si es que ello no se subsanó durante el término concedido por la ley.

Nuestro ordenamiento jurídico otorga plena validez tanto a la firma manuscrita, como a la firma electrónica y a la firma digital. Lo anterior es aplicable a la actividad contractual de las entidades públicas y, por tanto, cuando los documentos que conforman la oferta son suscritos por el proponente a través del uso de una firma digital, le corresponde a la entidad contratante verificar si dicha firma cumple los requisitos de una firma digital o electrónica.