FIRMA MANUSCRITA, DIGITAL Y ELECTRÓNICA – Funciones de identificación

En relación con la posibilidad de que una Entidad Estatal rechace una oferta de uno de los proponentes porque el documento denominado “estados financieros” tenga firma digital, es importante señalar que, las causales de rechazo son las establecidas en la Ley y las fijadas por la Entidad Estatal en los pliegos de condiciones o documentos equivalentes. De forma precisa, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo han precisado que “… la firma que debe ser incluida en los estados financieros certificados o dictaminados podría ser una firma digital; no obstante, para que ella tenga validez deberán cumplirse los requisitos establecidos en las normas legales y reglamentarias; también deberán tenerse en cuenta los requerimientos de otras autoridades y usuarios”.

Por lo expuesto, para que se rechace una oferta porque por alguno de los documentos que la componen no se encuentra firmado, por ejemplo, la oferta económica, debe haberse contemplado tal supuesto dentro de las causales de rechazo establecidas en el pliego de condiciones o documentos equivalentes. Por esta razón si el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública o el pliego de condiciones no establecen de manera literal una causal de rechazo, en los términos expuestos, no podrán rechazarse las propuestas.

Frente al segundo interrogante respecto de los documentos válidos para acreditar experiencia, por regla general, son los certificados de contratos ejecutados o copias de los mismos, registrados en el Registro Único de Proponentes (RUP). Esta información, verificada por las cámaras de comercio, constituye plena prueba y no puede ser reemplazada ni complementada por otros documentos, salvo en casos específicos donde, por la naturaleza del contrato, la entidad requiera verificar condiciones adicionales.

La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por las entidades en cualquier momento, hasta la adjudicación.